Gambaran Sistem Dari Manajemen Proyek
Pada sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya sehingga tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses.manajemen proyek terdapat 5 grup proses :
a) Inisisasi - dilakukannya pendefinisian proyek.
b) Perencanaan Proyek - mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas – aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.
c) Eksekusi - mengintegrasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan.
d) Kontrol - mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
e) Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.
Hubungan Antara Grup Proses dan Area Knowledge
Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.
Membangun Metodelogi Manajemen Proyek TI
a) Sebagaimana dengan proyek yang bersifat unik, demikian juga pendekatan kepada manajemen proyek.
b) Banyak organisasi membuat metodologi manajemen proyek mereka sendiri, terutama untuk proyek IT
Studi Kasus: Manajemen Proyek Situs Intranet di JWD Consulting’s
Memberikan contoh semua hal terkait dalam Proses Inisiasi, Perencanaan, Pelaksanaan, Pengendalian, dan Penutupan proyek executing, controlling, and closing an IT project. Catatan: Studi kasus ini memberikan gambaran global mengenai manajemen proyek. Bab-bab selanjutnya akan membahas lebih detil setiap wilayah/area pengetahuan (knowledge area)
Inisiasi Proyek
Inisiasi proyek adalah tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan. Tahap ini pula meliputi : mengenali dan memulai proyek baru. Beberapa organisasi menggunakan tahap pra-inisiasi, sementara yang lain memasukkan pembuatan business case sebagai bagian dalam proses inisiasi.
Tujuan utama :
Memilih dan memulai proyek secara formal
Output pentingnya mencakup :
a) Menetapkan Manajer Proyek
b) Identifikasi Stakeholder utama
c) Menyelesaikan business case
d) Menyelesaikan piagam proyek dan mendapatkan tanda-tangan persetujuan
Dokumen Inisiasi
Dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.
Rencana Proyek
Sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.
Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek juga penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.